El documento que de verdad tienes que exigir al terminar una instalación de aerotermia es el certificado de instalación térmica (RITE) debidamente registrado ante el órgano competente de tu comunidad autónoma y firmado por la empresa instaladora habilitada. Sin ese papel tu instalación no está legalizada: no podrás justificarla ante una subvención, ante la compañía eléctrica ni ante un comprador el día que vendas la casa. Y no viene solo: junto a él debes recibir la memoria técnica de diseño o el proyecto, el manual de uso y mantenimiento, la relación de equipos instalados y los resultados de las pruebas de puesta en servicio. Es habitual que el instalador entregue solo la factura y una copia de la garantía. Eso no es suficiente.
El RITE contempla algunas excepciones: por debajo de 5 kW de potencia térmica nominal no es preceptivo presentar esa documentación ante la comunidad autónoma (artículo 15.1.c), y determinadas sustituciones o reposiciones de generadores de hasta 70 kW no requieren registro previo si la potencia no varía más de un 25 % respecto al equipo sustituido (artículo 24.11). Son casos poco habituales en una vivienda con aerotermia —la potencia suele superar los 5 kW—, pero conviene saberlo antes de dar por hecho que tu caso exige registro.
Es un tema que nadie mira hasta que hace falta: la instalación funciona, la casa está caliente y la carpeta se queda en un cajón. El problema aparece dos años después, cuando pides una ayuda, cuando el fabricante reclama la puesta en marcha ante una avería, o cuando el notario pregunta por la documentación de las instalaciones. Y entonces descubres que aquel papel nunca se registró.
Qué es el certificado de instalación térmica y por qué es el documento central
La aerotermia es, a efectos legales, una instalación térmica de un edificio, y le aplica el RITE (Real Decreto 1027/2007 y sus modificaciones posteriores). Terminada la instalación, la empresa instaladora debe emitir un certificado y presentarlo ante el órgano competente de la comunidad autónoma donde está la vivienda. Cada comunidad tiene su modelo y su trámite —registro, comunicación o declaración responsable—, pero el fondo es el mismo en toda España.
El artículo 24 del RITE es explícito sobre lo que ocurre después: una vez registrada la instalación, el instalador habilitado (o el director de la instalación, cuando su intervención sea preceptiva) debe entregar al titular la documentación completa. No es un favor: es una obligación reglamentaria, y esa documentación pasa a formar parte del Libro del Edificio.
Certificado y registro no son lo mismo. El certificado (artículo 23 del RITE) es el documento técnico que suscriben el instalador habilitado y, cuando su intervención sea preceptiva, el director de la instalación, una vez superadas las pruebas de puesta en servicio. El registro (artículo 24) es el trámite administrativo posterior por el que ese certificado se presenta ante el órgano competente de tu comunidad autónoma; el propio RITE condiciona la puesta en servicio efectiva a que ese registro se haya completado. Por eso puedes tener en la mano un certificado firmado y, aun así, no tener acreditado que la instalación está registrada.
Un detalle con consecuencias prácticas: varias comunidades recogen expresamente que queda prohibido el suministro regular de energía a instalaciones cuyo titular no facilite a la empresa suministradora copia del certificado registrado. Rara vez se aplica a una vivienda que ya tenía luz, pero sí aparece en obra nueva o al tramitar un aumento de potencia.
La documentación completa que debes exigir
| Documento | Quién lo emite | Carácter |
|---|---|---|
| Certificado de instalación térmica registrado (RITE) | Empresa instaladora habilitada | Obligatorio |
| Memoria técnica de diseño (entre 5 y 70 kW) | Empresa instaladora o técnico | Obligatorio en ese rango |
| Proyecto y certificado de dirección de obra (más de 70 kW) | Técnico titulado competente | Obligatorio por encima de 70 kW |
| Manual de uso y mantenimiento de la instalación ejecutada | Empresa instaladora | Obligatorio (art. 24 RITE) |
| Relación de materiales y equipos con sus características | Empresa instaladora | Obligatorio (art. 24 RITE) |
| Resultados de las pruebas de puesta en servicio | Empresa instaladora | Obligatorio (art. 24 RITE) |
| Certificado de instalación eléctrica (boletín / CIE) | Instalador de baja tensión | Si hay obra eléctrica o cambio de potencia |
| Declaración UE de conformidad y marcado CE | Fabricante | Obligatorio |
| Etiqueta energética del conjunto | Fabricante / instalador | Obligatorio en la venta del equipo |
| Factura desglosada (equipo, materiales, mano de obra) | Empresa instaladora | Imprescindible para ayudas |
| Documento de puesta en marcha del fabricante | SAT oficial de la marca | No lo exige el RITE, pero condiciona la garantía |
| Esquema hidráulico y eléctrico de lo ejecutado | Empresa instaladora | Muy recomendable |
1. El certificado de instalación: el que no puede faltar
Es un documento en modelo oficial de tu comunidad. Identifica al titular, la ubicación, la empresa instaladora con su número de registro, el tipo de instalación, la potencia térmica nominal y los equipos. Lo firma la empresa instaladora habilitada y, cuando la instalación requiere proyecto, también el director de la instalación.
Lo importante no es tener el certificado: es tenerlo registrado. Un PDF firmado por el instalador que nunca se presentó en el registro autonómico no legaliza nada. Cuando lo recibas, busca el sello, el número de registro o el justificante de presentación telemática. Si no aparece por ningún lado, pídelo expresamente antes de hacer el último pago: es el momento en que tienes toda la capacidad de negociación, y después la pierdes.
2. Proyecto o memoria técnica: depende de la potencia
La frontera está en 70 kW de potencia térmica nominal. Entre 5 y 70 kW basta con una memoria técnica de diseño, que es la modalidad habitual en una vivienda. Por encima de 70 kW se exige proyecto redactado por técnico titulado competente y certificado de dirección de la instalación: territorio de comunidades de vecinos y edificios completos. Por debajo de 5 kW las exigencias del RITE se reducen mucho, aunque es un caso poco frecuente en calefacción; si dudas de en qué rango cae tu equipo, el cálculo de potencia en kW paso a paso te sitúa rápido y la placa de características te da el dato exacto.
La memoria técnica no es un trámite decorativo: recoge los cálculos de cargas, el dimensionado de emisores y el diseño hidráulico. Es el documento al que acudirás si tres inviernos después hay que discutir responsabilidades, y de hecho buena parte de los casos de una aerotermia que no alcanza la consigna se explican por un dimensionado que sobre el papel ya era justo. Si ves en ella datos que no corresponden a tu vivienda, tienes un problema documental y probablemente también técnico.
3. Certificado de instalación eléctrica (boletín o CIE)
La aerotermia es un consumo importante y en la práctica casi siempre acaba teniendo circuito propio con su diferencial y su magnetotérmico: es uno de los circuitos que la ITC-BT-25 del REBT prevé para instalaciones con electrificación elevada. Si se ha tocado el cuadro o se ha creado un circuito nuevo, la empresa instaladora de baja tensión debe emitir el certificado de instalación eléctrica —el clásico boletín, formalmente CIE— conforme al Reglamento Electrotécnico de Baja Tensión.
Ese documento es el que te pedirá la distribuidora si necesitas subir la potencia contratada, algo habitual al pasar de gas a bomba de calor. Antes de firmar conviene saber qué potencia eléctrica vas a necesitar contratar, porque el cambio de potencia y el boletín suelen quedar fuera del precio cerrado de la instalación.
4. Gases fluorados: qué te aplica realmente y qué no
Aquí hay bastante confusión. La primera cuestión es quién ha manipulado el refrigerante: si el equipo es partido, el circuito frigorífico se conecta en obra y esa operación solo la puede hacer un profesional con certificación de manipulación de gases fluorados. Si es monobloc, el circuito viene sellado de fábrica y no se abre, lo que simplifica el trámite; es uno de los argumentos que entra en juego al decidir entre un equipo monobloc o uno partido.
La segunda cuestión son los controles de fugas. El artículo 5 del Reglamento (UE) 2024/573, que sustituyó al 517/2014, exige comprobaciones periódicas de estanqueidad a partir de 5 toneladas de CO₂ equivalente. Para equipos herméticamente sellados y etiquetados como tales el umbral sube a 10 toneladas, y en edificios residenciales existe además una exención específica para equipos herméticamente sellados con menos de 3 kg de refrigerante. Un equipo monobloc, con el circuito sellado de fábrica, entra en esa exención residencial: la carga habitual de una aerotermia doméstica (entre 1,5 y 4 kg de R-32) suele quedar por debajo. Un equipo partido, al conectarse en obra, no se considera herméticamente sellado y le aplica el umbral general de 5 toneladas de CO₂ equivalente —en torno a 7-8 kg de R-32—, que una aerotermia residencial normal tampoco suele alcanzar. Traducción práctica: una aerotermia doméstica normal no suele estar sujeta a controles obligatorios de fugas, pero conviene comprobar la carga real de tu equipo (en la placa de características) frente a estos umbrales, sobre todo si es un equipo partido de potencia alta. Lo que sí debes conservar siempre es la documentación del equipo y el certificado del profesional que hizo la conexión frigorífica.
5. Manual de uso y mantenimiento: el documento más infravalorado
El artículo 24 obliga a entregar el manual de uso y mantenimiento de la instalación realmente ejecutada. Ojo al matiz: no es el folleto del fabricante, es el documento de tu instalación, con su programa de mantenimiento preventivo y sus periodicidades. De ahí sale el calendario de revisiones que deberías seguir, y puedes contrastarlo con el checklist de mantenimiento anual. Si te entregan una fotocopia genérica sin un solo dato de tu vivienda, ya sabes qué clase de instalación has contratado.
Sobre la obligación de contrato de mantenimiento: el artículo 26.6 del RITE exige que, en instalaciones de potencia térmica nominal superior a 70 kW, el titular suscriba un contrato de mantenimiento con una empresa mantenedora habilitada y se lleve registro de operaciones. En una vivienda unifamiliar corriente el titular es responsable del mantenimiento, pero no está obligado a contratarlo con nadie. Eso no significa que no convenga.
6. Documentación del equipo y factura
El marcado CE, la declaración UE de conformidad, la ficha técnica y la etiqueta energética las aporta el fabricante y suelen venir en la caja: el riesgo no es que no existan, sino que se pierdan. La ficha técnica importa porque contiene los valores declarados de rendimiento: si el presupuesto prometía un SCOP determinado y el equipo no lo alcanza, ese papel es tu prueba. Conviene entender antes de firmar qué diferencia hay entre COP y SCOP y cuál mirar, porque son cifras que en los presupuestos se usan con alegría y siempre en la condición más favorable.
Comprueba también que el modelo y el número de serie del certificado y la factura coinciden con la placa de la máquina instalada: son treinta segundos y detecta el cambio de gama a última hora. Y exige la factura desglosada entre equipo, materiales y mano de obra. Un importe global en una sola línea es el terreno donde se esconden los recortes de calidad, algo que ya vimos al analizar el desglose real del precio de una instalación.
En garantías hay dos planos. La legal en España es de tres años desde la entrega para bienes adquiridos a partir del 1 de enero de 2022, tras la reforma de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios. Por encima está la comercial del fabricante, a menudo ampliable a cinco o siete años, pero casi siempre condicionada a que la puesta en marcha la haya hecho un servicio técnico oficial y a que se acredite el mantenimiento. Si esa puesta en marcha no se hace, la ampliación decae, y muchos propietarios se enteran el día de la avería.
Cómo comprobar por tu cuenta que el instalador está habilitado
La empresa instaladora se habilita mediante declaración responsable: declara que cumple los requisitos y queda inscrita en el Registro Integrado Industrial de su comunidad autónoma, con un número de habilitación que debe figurar en el presupuesto, en la factura y en el certificado. Pero eso no sustituye al carné profesional individual, que el RITE sigue exigiendo: toda empresa instaladora o mantenedora habilitada debe tener en plantilla al menos una persona con el carné profesional en vigor, que es quien puede firmar el certificado de la instalación.
Pídelo antes de contratar y contrástalo con el registro de industria de tu comunidad; la consulta es pública y gratuita. Para aerotermia conviene verificar dos habilitaciones: la de empresa instaladora de instalaciones térmicas en edificios (RITE) y, si el equipo es partido, la certificación de gases fluorados del operario que hace la conexión frigorífica. Es la comprobación más rentable de todo el proceso; en la guía sobre cómo elegir instalador y detectar señales de alarma están el resto de filtros.
Cuándo te van a pedir estos papeles
| Situación | Documentos que te piden |
|---|---|
| Solicitar una subvención autonómica | Certificado registrado, factura desglosada, justificante de pago y, a menudo, certificado energético antes y después |
| Aumentar la potencia contratada | Certificado de instalación eléctrica (CIE) en vigor |
| Avería en garantía | Factura, puesta en marcha oficial y registro de mantenimiento |
| Vender o alquilar la vivienda | Documentación de instalaciones y certificado de eficiencia energética |
| Cambio de titularidad | Certificado registrado a nombre del nuevo titular |
Señales de alarma en la entrega de documentación
- «El certificado te lo mando luego por correo» y luego no llega. Es, con diferencia, el más común.
- Un certificado sin sello ni número de registro autonómico: existe el papel, pero no el trámite.
- Memoria técnica con datos que no corresponden a tu vivienda.
- Modelo o número de serie que no coinciden con la máquina instalada.
- Ausencia de resultados de las pruebas de puesta en servicio.
- Empresa que no facilita su número de habilitación cuando se lo pides directamente.
Nada de esto implica necesariamente mala fe: muchas veces es simple desorden administrativo. Pero el que se queda sin papeles eres tú, y regularizar después cuesta bastante más que insistir a tiempo.
Qué hacer si ya te instalaron y no tienes nada
Pasa más de lo que parece. El primer paso es contactar con la empresa instaladora original: si la instalación se hizo bien, el documento existe y solo hay que recuperarlo. Si la empresa ya no opera o se niega, acude al registro de industria de tu comunidad y pide copia del certificado, que estará ahí si llegó a presentarse. Y si nunca se presentó, la vía es contratar a una empresa habilitada para que revise la instalación y tramite la legalización, con su visita, la memoria y las tasas correspondientes, que varían bastante según la comunidad autónoma y la empresa.
Si quieres anticiparte, en cómo transcurre una instalación paso a paso señalamos en qué momento debe cerrarse cada trámite, y en los plazos reales de una instalación en España verás que el registro administrativo suele ser lo que más se alarga cuando todo está ya funcionando.
Preguntas frecuentes
¿El certificado de instalación caduca?
No. Acredita que una instalación concreta se ejecutó conforme a la normativa vigente en ese momento y no tiene fecha de caducidad. Sí hay que emitir uno nuevo si haces una reforma relevante de la instalación. Lo que sí caduca es el certificado de eficiencia energética de la vivienda, que es otro documento distinto.
¿Puedo registrar yo mismo la instalación?
No. El certificado debe emitirlo y firmarlo una empresa instaladora habilitada e inscrita en el registro industrial de tu comunidad. Como titular puedes reclamarlo, conservarlo y pedir copias al registro, pero no emitirlo.
¿Sirve el certificado de la caldera que sustituí?
No. Cada instalación térmica tiene el suyo. Al sustituir una caldera por una aerotermia se genera documentación nueva, y además conviene tramitar la baja de la instalación anterior, especialmente si era de gas.
¿Necesito certificado si la aerotermia solo produce agua caliente sanitaria?
Depende de la potencia térmica nominal, no del uso. Si supera el umbral de aplicación del RITE, la obligación es la misma que si diera calefacción. Un termo de bomba de calor pequeño suele quedar por debajo; una unidad que también calienta la casa, prácticamente nunca.
¿Y en un piso dentro de una comunidad de vecinos?
El certificado se emite igualmente a nombre del titular de la vivienda. Lo que cambia es que puede hacer falta autorización de la comunidad para colocar la unidad exterior en fachada o cubierta, un asunto que tratamos al hablar de la aerotermia en una comunidad de vecinos y que conviene resolver antes de encargar el equipo. La ubicación de la unidad exterior es justo donde se concentran los conflictos.
¿Puedo pedir una subvención sin el certificado registrado?
En la práctica, no. Casi todas las convocatorias autonómicas lo exigen junto con la factura y el justificante de pago. Es el motivo más habitual de subsanación y, cuando el plazo es corto, de pérdida directa de la ayuda.
Puntos clave
- El documento imprescindible es el certificado de instalación térmica registrado ante tu comunidad autónoma, no una copia firmada por el instalador.
- El artículo 24 del RITE obliga a entregarte además la memoria o proyecto, el manual de uso y mantenimiento, la relación de equipos y los resultados de las pruebas de puesta en servicio.
- Entre 5 y 70 kW basta la memoria técnica de diseño; por encima de 70 kW se exige proyecto y dirección de obra.
- Si se ha tocado el cuadro eléctrico o vas a subir potencia, exige también el certificado de instalación eléctrica (CIE).
- Una aerotermia doméstica típica queda por debajo del umbral de controles obligatorios de fugas de gases fluorados.
- La garantía legal es de tres años desde la entrega; la comercial ampliada suele exigir puesta en marcha oficial y mantenimiento acreditado.
- Comprueba el número de habilitación de la empresa en el Registro Integrado Industrial de tu comunidad: es gratuito y evita la mayoría de los disgustos.
- Reclama toda la documentación antes del pago final. Después pierdes la única palanca que tenías.
Si quieres ir a la fuente, el IDAE publica las guías técnicas reconocidas del RITE, incluida la de puesta en marcha de instalaciones, que detalla las pruebas que deberían haberse ejecutado y documentado en tu vivienda. Y si todavía estás decidiendo equipo, la comparativa de marcas de aerotermia y el ajuste de la curva de calefacción son lo que más condiciona que la instalación acabe rindiendo lo prometido.
Datos orientativos a septiembre de 2026. La tramitación concreta, los modelos oficiales y las tasas varían entre comunidades autónomas, por lo que conviene contrastar siempre con el registro de industria correspondiente. Este contenido no sustituye el asesoramiento de un profesional cualificado ni la consulta directa de la normativa vigente aplicable a tu instalación.